IMG_8604_960x169px

Elektronische facturen en bewaarplicht

Algemeen

Hieronder vindt u een overzicht van de laatste nieuwsberichten.

Elektronische facturen en bewaarplicht

Voor papieren en elektronische facturen geldt eenzelfde bewaarplicht. Iedere ondernemer is verplicht om de inkoop- én verkoopfacturen zeven jaar in zijn administratie te bewaren. Voor facturen met betrekking tot transacties van onroerend goed is dit tien jaar. Let op: Van belang is dat de factuur bewaard blijft op een manier waarbij de authenticiteit en integriteit van de factuur gewaarborgd blijven.

Bewaren elektronische facturen

De inkoop- en verkoopfacturen bewaart u in de vorm waarin ze door de ondernemer zijn verstuurd of zijn ontvangen. Digitale facturen worden daarom digitaal opgeslagen. Het is dus niet toegestaan de e-facturen te printen en vervolgens te verwijderen. De echtheidskenmerken van de factuur moeten bewaard blijven. Wanneer een papieren factuur gescand wordt, is het raadzaam ook de papieren factuur te blijven bewaren, omdat eventuele watermerken en dergelijke bij het inscannen verloren kunnen gaan.

Verschaffen toegang tot facturen

Als de Belastingdienst hierom verzoekt moet de ondernemer binnen een redelijke termijn de opgeslagen factuurgegevens ter beschikking kunnen stellen. De ondernemer moet kunnen aantonen dat de elektronische factuur die hij bewaard heeft de authentieke factuur is. De wijze van bewaren van de facturen kan worden afgestemd met de Belastingdienst, zodat vooraf duidelijk is of de wijze waarop elektronische facturen worden verzonden en bewaard blijven voldoende gewaarborgd is.

Conclusie

De ondernemer moet er goed op letten dat zowel de inkoop- als de verkoopfacturen op de juiste manier worden bewaard. Daarbij is van belang dat de facturen gedurende bewaartermijn worden bewaard en de echtheid van de factuur kan worden aangetoond. Bij het sturen en ontvangen van e-facturen is het van belang dat bewezen kan worden dat de factuur niet achteraf gewijzigd kon worden en dient de mail met de inkoop- of verkoopfactuur bewaard te worden.